У кредиторов часто возникают проблемы с возвращением собственных средств, выданных другим лицам. Если имеет место подобное, повлиять на должника можно несколькими способами. Наиболее надежный метод – получение соответствующего судебного решения. Однако, перед тем как воспользоваться им, необходимо провести предварительную подготовку. Речь идет о направлении должнику специального письма с требованием возвращения средств. Следует разобраться, как выглядит образец письма о погашении задолженности, для чего оно используется и как составляется.
Предназначение документа
Главное назначение подобного письма – официальное уведомление должника о наличии задолженности, ее размере и сроке, в течение которого необходимо возвратить средства. На самом деле выдвинуть подобное требование можно несколькими способами: лично, в переписке, путем совершения телефонного звонка. Однако, если лицо желает в дальнейшем иметь возможность взыскать долг через суд, необходимо составлять официальное письмо. Оно будет выступать в качестве свидетельства того, что кредитор пытался урегулировать вопрос в досудебном порядке.
Письмо используется в следующих случаях:
- При невыполнении одной из сторон обязательств, прописанных в подписанном ею договоре.
- При уклонении от возвращения полной суммы долга, наличии попыток изменения условий договора.
- При наличии непогашенных дебиторских задолженностей.
Документ также направляется должнику в том случае, если кредитор имеет намерения произвести какие-либо действия по отношению к образовавшейся задолженности.
Когда его оформление является обязательным
Отправлять должнику письмо необходимо не всегда. К примеру, если в договоре четко указаны сроки кредитования и дата возвращения задолженности, этот этап можно пропустить. Также не является обязательной отсылка письма для физических лиц. Составлять его необходимо в следующих случаях:
- При отсутствии четких указаний о дате возврата долга в договоре.
- В случае если есть вероятность того, что возвратить средства получится без обращения в судебную инстанцию. Инициирование иска требует денежных и временных затрат. Если существует возможность возврата долга без этой процедуры, следует воспользоваться ею.
- Если лицо желает возвратить не только тело долга, но и средства, которые были начислены вследствие применения штрафных санкций.
Во всех этих случаях судья может отказаться от рассмотрения дела, если перед подачей иска не была предпринята попытка досудебного урегулирования. Между тем, юристы рекомендуют составлять документ и в иных ситуациях, даже если на законодательном уровне не выдвигается подобное требование.
Составление письма-претензии
Существует принятая структура подобных писем. Документ должен состоять из следующих частей:
- Указание реквизитов сторон. Необходимо прописать, кто именно требует взыскания задолженности (выступает кредитором), и кому направляется документ (данные должника). Необходимо иметь в виду, что письмо составляется на имя руководителя организации должника (если им выступает юридическое лицо). В этой части необходимо также указать юридический и фактический адреса должника.
- Описание оснований возникновения задолженности. Здесь следует прописать, на основании какого документа возник долг (договор кредитования, подряда, купли/продажи), прописать его реквизиты, а также данные других документов, связанных с данным долгом (накладные, поручения и т. п.).
- Информация о самой задолженности. Нужно указать общую сумму долга (в рублях). Кроме того, здесь прописывается размер штрафных санкций (если они имеют место). Следует учесть, что размер неустойки должен быть аргументирован. Можно послаться на определенные пункты договора, предусматривающие возможность использования подобных мер.
- Требование о возврате долга. Очевидно, что в данной части прописывается требование возвратить задолженность. Необходимо указать конкретную дату, до которой она должна быть погашена. Также здесь прописываются банковские реквизиты счета, на который нужно перечислить средства.
- Предупреждение о возможном инициировании судебного иска в случае игнорирования письма.
После составления основной части документа проставляется подпись уполномоченного лица и дата его оформления. В нем можно цитировать договор, на основании которого возник долг. Также кредитор может приложить к нему расчет задолженности.
Образец
Письмо оформляется в печатном виде. Если у компании есть фирменные бланки, используются они. Требования составляются лаконично, четко и точно. Образец письма об оплате задолженности выглядит следующим образом:
Это приблизительный образец. Состав документа зависит от конкретного случая. Однако представленный документ можно использовать в качестве основы для оформления претензионного письма. Следует также учесть, что в нем нельзя использовать нецензурные слова, угрожать должнику, уклонятся от главной темы. Стиль изложения информации – деловой, без «пустых» предложений.
Как предоставить письмо должнику
Важный нюанс, касающийся подобных писем – у кредитора должны быть доказательства того, что документ был получен должником. Если таких доказательств не будет, должник откажется признавать, что получал письмо. Это чревато определенными осложнениями для кредитора. Поэтому способ предоставления документа должнику имеет очень большое значение.
Передать документ можно:
- Отослав заказным письмом по почте. Уведомление, полученное после доставки, будет служить доказательством того, что должник получил документ.
- Лично. Если есть возможность передать письмо лично, можно сделать это данным способом. Однако в таком случае необходимо проследить за тем, чтобы должник поставил свою подпись на копии письма, которая останется у кредитора.
- Курьером. Как и в предыдущем случае, главное, чтобы на документе стояла подпись получателя.
Подойдет любой способ из этого перечня. Использовать другие методы не рекомендуется. Также не следует направлять документ электронным письмом. Дело в том, что кредитору будет сложно доказать факт его получения второй стороной. Однако, если будет направлено ответное письмо от должника, оно сможет послужить доказательством.
Сроки рассмотрения
Нельзя сразу после отправки инициировать судебное разбирательство. Необходимо дождаться момента окончания срока, отведенного в письме. Этот параметр определяется самим кредитором во время составления бумаги. Другое дело, если должник никак не реагирует на письмо, то есть игнорирует его. В таком случае необходимо ждать:
- Окончания срока, который отведен на рассмотрение претензий в договоре, заключенном между сторонами. Если подобное имеет место, придется ждать установленного срока.
- Окончания срока, отведенного действующим законодательством. Если в официальных документах нет никаких упоминаний о сроке рассмотрения подобных документов, должнику отводится не более 30 дней на ответ по письму-претензии.
Как только отведенный срок истечет, кредитор сможет инициировать судебное разбирательство. Лицо имеет право сделать это уже на следующий день после окончания выделенного временного промежутка.
Следует также учесть важный нюанс. Если письмо должнику о погашении задолженности содержит угрозы или брань, последний может сам подать судебный иск против кредитора. В таком случае кредитор будет выступать уже не в качестве истца, а в качестве ответчика. Поэтому перед отправкой документа нужно тщательно проверить его.
Таким образом, в случае возникновения проблемной задолженности кредитор может направить должнику письмо-претензию. Это документ, составляемый в письменной форме на фирменном бланке (если у лица есть таковой). В нем необходимо описать обстоятельства возникновения долга, сумму задолженности, срок ее возвращения и реквизиты банковского счета.
Документ можно вручить лично либо при помощи курьера. Допускается также отправка заказного письма. У должника есть не более 30 дней на рассмотрение документа и дачу ответа по нему (если договором не предусмотрено иное). В случае игнорирования письма можно инициировать судебное разбирательство. Документ, прикрепленный к иску, будет свидетельствовать о попытке досудебного решения проблемы.
