Справка 2-НДФЛ служит подтверждением полученного работником дохода, примененных вычетов, удержанного налога. До обращения с запросом лицу необходимо определить основные моменты формы 2-НДФЛ — что это такое, какая информация должна содержаться в документе, период, порядок формирования и другие важные аспекты.
- Предназначение документа 2НДФЛ
- Законодательная база
- Зачем необходим документ
- Налоговому агенту
- Частным лицам (работникам организации)
- ИП (индивидуальным предпринимателям)
- Пенсионерам
- Кто должен оформлять документ
- Правила заполнения
- За какой период выдается справка
- Где потребуется предоставление справки 2НДФЛ
- Для получения кредитов
- При расчете (увольнение сотрудника)
- В налоговую инспекцию (для предоставления вычета)
- При устройстве на работу
- В органы Соцзащиты
- При устройстве ребенка в детсад
- Для получения гражданства и оформления визы
- Для судебных инстанций
- При оформлении декретного пособия
- Когда предоставление справки по форме 2НДФЛ не требуется
- Выводы
Предназначение документа 2НДФЛ
Форма 2-НДФЛ является учетным документом предприятия, составление которого обязательно при наличии наемных работников. Сформированная по данным доходов и налогообложения работника справка 2-НДФЛ — это официальный документ, предназначенный для внешних пользователей. Формирование сведений осуществляется:
- Для предоставления в налоговый орган в качестве отчетности по НДФЛ сотрудников.
- По просьбе физического лица, получившего облагаемый заработок у работодателя.
- На основании запроса официального органа, например, судебной инстанции.
Справки, сформированные на основании письменных запросов, формируются за указанный заявителем период.
Законодательная база
Определить, что такое справка 2-НДФЛ, работодатели и сотрудники имеют возможность на основании законодательных норм. Требования к учету доходов физлиц, налогообложению, предоставлению отчетности или справок определены в НК РФ. В Кодексе определены условия:
- Действий налоговых агентов (ст. 226 НК РФ).
- Порядок ведения учета доходов, вычетов, налогов (ст. 230 НК РФ).
В статье определена обязанность работодателя осуществлять выдачу сотрудникам сведений по установленной форме. Эту информацию можно найти в п. 3 ст. 230 НК РФ.
Зачем необходим документ
Работнику имеет право на получение нескольких видов справок о заработной плате, отличающихся составом сведений. То, что указывается в справке 2-НДФЛ, не совпадает с информацией других справок. Форма является наиболее полной, позволяет получить следующую информацию:
- Данные о работодателе, его реквизитах.
- Сведения о работнике, его статусе, периоде получения вознаграждения.
- Данные о заработке с разбивкой по месяцам, налоговых льготах.
- Сведения об исчисленном, удержанном, перечисленном налоге.
Простая форма изложения информации позволяет использовать документ любым пользователем. Это весьма удобно.
Налоговому агенту
Организации или ИП выступают налоговыми агентами по отношению к работникам при найме физических лиц и выплатах вознаграждений за исполнение условий трудовых договоров. В обязанность налоговых агентов входит:
- Учет выплат и налоговых льгот (вычетов), полученных сотрудником.
- Исчисление налогов, своевременное удержание, перечисление в бюджет. В учете используются регистры, разработанные предприятием.
- Предоставление информации о начисленных сотрудникам доходах, предоставленных льготах, исчисленном, удержанном и перечисленном налоге. Подача сведений осуществляется в территориальный орган ИФНС.
За несвоевременное предоставление сведений в ИФНС налагается штраф в размере 200 рублей за каждый документ (ст. 126 НК РФ).
Частным лицам (работникам организации)
Документ предоставляется работодателем по запросу физического лица, выступающего наемным работником. В письменном запросе с просьбой о выдаче документа можно определить количество необходимых экземпляров справок. Срок исполнения 2-НДФЛ для физических лиц – 3 рабочих дня с момента обращения сотрудника в бухгалтерию предприятия. Согласия на выдачу документа от руководителя не требуется. Лицо имеет право получить сведения, связанные с исполнением трудовых обязанностей.
ИП (индивидуальным предпринимателям)
Физические лица, признанные ИП, не являются наемными работниками. Доход, полученный при ведении коммерческой деятельности, облагается в зависимости от применяемой системы налогообложения. При использовании ОСНО возникает выручка, облагаемая НДФЛ по ставке 13%. Подтверждением полученной выручки, отчисленных налогов является декларация формы 3-НДФЛ. Исключением является случай, когда ИП одновременно является и наемным работником с отдельным учетом доходов, полученных физическим лицом.
Пенсионерам
Лица пенсионного возраста при трудоустройстве обладают одинаковыми с другими работниками правами. Сведения о доходах могут понадобиться пенсионерам за период, предшествующий увольнению в связи с выходом на пенсию. Работающие пенсионеры не освобождены от уплаты налога с доходов, что позволяет получить форму 2-НДФЛ по запросу.
Кто должен оформлять документ
Учет данных налогообложения работников, контроль за соблюдением законодательных норм осуществляют сотрудники бухгалтерии. Формирование справок для ИФНС или сотрудников входит в состав обязанностей учетных сотрудников.
Наемный работник предприятия (включая уволенных лиц) имеет право обратиться за документом в бухгалтерию предприятия неограниченное количество раз. Предусмотрена письменная форма запроса, составленная в произвольной форме (ст. 62 ТК РФ). На практике письменный документооборот заявлений применяется в учете предприятий с большой численностью.
Правила заполнения
Определить, что такое 2-НДФЛ простыми словами, можно при визуальном ознакомлении с документом. При заполнении бланка необходимо соблюдать точность изложения информации. При заполнении формы могут возникать ошибки, делающие документ недействительным. К распространенным недочетам относят:
- Наличие исправлений в форме.
- Отсутствие подписи ответственного лица с расшифровкой.
- Неточность отражения сведений. Форма считается недействительной даже в случае неточного указания ИНН сотрудника.
Справка, предоставленная сотруднику, должна в точности соответствовать форме, представленной в ИФНС для отчетности.
За какой период выдается справка
Налоговым периодом по НДФЛ признается календарный год, по истечении которого предприятие отчитывается о доходах и налогообложении сотрудников. Ряд инстанций, получающих сведения о заработке лица из справки, обязывают предоставить данные за иной период трудоустройства, например, квартал. Законодательством не установлен запрет на выдачу справок за любое время, включая текущий период.
Часто возникает вопрос – где взять сведения, если предприятие прекратило действие? Сведения ликвидированных предприятий можно получить в архиве (при условии соблюдения организацией требований об архивации документов).
Где потребуется предоставление справки 2НДФЛ
Пользователями формы 2-НДФЛ являются ИФНС, кредитные учреждения, муниципальные органы, частные компании и другие организации. Физическое лицо имеет право самостоятельно определить получателя сведений, указанных в документе.
Для получения кредитов
Платежеспособность работника, основное условие кредитования, подтверждается справкой о доходах. На основании предоставленных сведений кредитная организация устанавливает среднемесячный уровень дохода лица с учетом состава семьи. В банк предоставляются сведения из организаций основного, дополнительного трудоустройства, с предыдущего места работы в запрашиваемом периоде.
Каждый из банков определяет свой срок актуальности документа, несмотря на неизменность данных 2-НДФЛ с течением времени. Крупные банки с помощью служб безопасности проверяют подлинность предоставленных справок о доходах. Данные сверяются с ПФР, бухгалтерией организации. Сведения предоставляют все участники кредитного договора.
При расчете (увольнение сотрудника)
При увольнении сотрудника работодатель обязан произвести расчет и обеспечить необходимыми документами, подтверждающими период трудоустройства (ст. 84.1 ТК РФ). Одновременно с расчетом работнику предоставляются: сведения о доходах за 2 предшествующих года, справка об исчисленных взносах на ОПС и 2-НДФЛ. Документы с информацией личного содержания выдаются на руки самому сотруднику либо представителю интересов по удостоверенной нотариусом доверенности.
В налоговую инспекцию (для предоставления вычета)
Работникам, уплачивающим НДФЛ по ставке 13% от полученного дохода, предоставляется возможность вернуть удержанный налог частично или в полном объеме. Основанием служат произведенные расходы, возникшие при лечении, обучении, приобретении или продаже недвижимости в других случаях, оговоренных законодательством в гл. 23 НК РФ. Для получения вычета лицо:
- Готовит пакет документов, подтверждающих право на вычет.
- Получает по запросу форму 2-НДФЛ от работодателя.
- Составляет декларацию формы 3-НДФЛ.
- Представляет декларацию с сопроводительным письмом и приложениями в ИФНС.
Форма 2-НДФЛ обязательна в составе документов, несмотря на присутствие идентичных сведений в ИФНС.
При устройстве на работу
Форма 2-НДФЛ является важным носителем информации, предоставляемой при трудоустройстве новому работодателю. У физических лиц часто возникает вопрос о том, для чего нужна справка 2-НДФЛ на новом месте работы. Данные необходимы при начислении заработной платы работнику. В учете используются сведения:
- О примененных в периоде стандартных вычетах.
- О сумме остатка неиспользованной льготы.
При отсутствии у лица права на стандартный вычет предоставление справки на новом месте трудоустройства не требуется.
В органы Соцзащиты
Семьи, имеющие доход ниже прожиточного минимума в регионе, имеют право на получение субсидии или иных льгот. При определении права на льготы учитывается состав семьи. Органы Соцзащиты имеют право самостоятельно устанавливать форму справки, используя для расчета среднедушевого дохода 2-НДФЛ или бланк, разработанный учреждением. Уровень доходов подтверждается ежеквартально.
При устройстве ребенка в детсад
Родители, чьи дети посещают дошкольные учреждения, должны вносить плату на их содержание. На основании справок, предоставленных обоими родителями, рассчитывается средний доход на каждого члена семьи и размер льготы, положенной при внесении платы. Величина льготы определяется каждым муниципальным образованием исходя из средств, имеющихся в распоряжении.
Для получения гражданства и оформления визы
Миграционные и визовые службы осуществляют проверку граждан. Для предоставления визы или гражданства лицо должно быть трудоустроено, иметь официальный заработок, подтверждаемый справкой о доходах. Имеются особенности предоставления справок для получения гражданства:
- Подаче заявления на получение гражданства РФ предшествует длительный период, в течение которого лицо обязано иметь доход, подтверждаемый ежеквартально.
- Справка 2-НДФЛ является подтверждением доходов иностранного подданного или апатрида, трудоустроенного по договору. Лица, работающие по патенту или на условиях ИП, подтверждают выручку иными документами.
- Величина дохода, необходимого для получения подданства, определяется составом иждивенцев, что должно быть учтено при трудоустройстве.
Для оформления визы в иностранное государство справка предоставляется за период, определенный учреждением. Документ должен иметь актуальную дату составления. Ряд учреждений запрашивает сведения о доходах в произвольной форме.
Для судебных инстанций
Работники, при отстаивании нарушенных прав, имеют право обратиться в судебную инстанцию, прокуратуру. Предоставление в составе документов, прилагаемых к заявлению, формы 2-НДФЛ необходимо в случаях:
- Отстаивания прав, нарушенных работодателем в отношении расчетов по заработной плате или иным выплатам.
- Предъявления имущественных исков (для снижения размера государственной пошлины).
- Решения семейных вопросов о проживании ребенка, установления размеров алиментов, других исков.
- Получения отсрочки для внесения государственной пошлины.
Справки, по просьбе работника, могут быть выданы за любые периоды трудоустройства. Стоит это запомнить.
При оформлении декретного пособия
Пособие, выплачиваемое за период дородового и послеродового отпуска, рассчитывается работодателем на основании заработка предшествующих 2 лет. Лица, имеющие иные места трудоустройства в расчетном периоде, должны предоставить сведения от других работодателей.
Важно! Форма 2-НДФЛ для исчисления пособий не применяется.
Когда предоставление справки по форме 2НДФЛ не требуется
Форма 2-НДФЛ предоставляется работникам, трудоустроенным по трудовым договорам, получающим вознаграждение и уплачивающим налог с доходов. Отсутствует возможность получить документ у лиц:
- Не имеющих официального трудоустройства.
- Получающих доход, не облагаемый налогом, в виде пособий, пенсий.
- Оформленных в качестве индивидуального предпринимателя или работающих по патенту.
Ряд учреждений предоставляет лицам право выбора формы документа, подтверждающего доход. Лица должны предоставить сведения по форме, предоставленной организацией – банком, туристическим агентством (при оформлении визы), органом соцзащиты, судебным учреждением или другими учреждениями.
Выводы
Справка 2-НДФЛ – важная форма, имеющая широкую сферу применения. Документ является официальным подтверждением полученных при трудоустройстве доходов, вычетов, уплаченных налогов. Сведения представляются в ИФНС и, по запросу, работнику предприятия.