Справка 2-НДФЛ: что это такое простыми словами

Справка 2-НДФЛ служит подтверждением полученного работником дохода, примененных вычетов, удержанного налога. До обращения с запросом лицу необходимо определить основные моменты формы 2-НДФЛ — что это такое, какая информация должна содержаться в документе, период, порядок формирования и другие важные аспекты.

Предназначение документа 2НДФЛ

Форма 2-НДФЛ является учетным документом предприятия, составление которого обязательно при наличии наемных работников. Сформированная по данным доходов и налогообложения работника справка 2-НДФЛ — это официальный документ, предназначенный для внешних пользователей. Формирование сведений осуществляется:

  1. Для предоставления в налоговый орган в качестве отчетности по НДФЛ сотрудников.
  2. По просьбе физического лица, получившего облагаемый заработок у работодателя.
  3. На основании запроса официального органа, например, судебной инстанции.

справка 2-НДФЛ это

Справки, сформированные на основании письменных запросов, формируются за указанный заявителем период.

Законодательная база

Определить, что такое справка 2-НДФЛ, работодатели и сотрудники имеют возможность на основании законодательных норм. Требования к учету доходов физлиц, налогообложению, предоставлению отчетности или справок определены в НК РФ. В Кодексе определены условия:

  1. Действий налоговых агентов (ст. 226 НК РФ).
  2. Порядок ведения учета доходов, вычетов, налогов (ст. 230 НК РФ).

В статье определена обязанность работодателя осуществлять выдачу сотрудникам сведений по установленной форме (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Зачем необходим документ

Работнику имеет право на получение нескольких видов справок о заработной плате, отличающихся составом сведений. То, что указывается в справке 2-НДФЛ, не совпадает с информацией других справок. Форма является наиболее полной, позволяет получить информацию о:

  1. Данные о работодателе, его реквизитах.
  2. Сведения о работнике, его статусе, периоде получения вознаграждения.
  3. Данные о заработке с разбивкой по месяцам, налоговых льготах.
  4. Сведения об исчисленном, удержанном, перечисленном налоге.

Простая форма изложения информации позволяет использовать документ любым пользователем.

Налоговому агенту

Организации или ИП выступают налоговыми агентами по отношению к работникам при найме физических лиц и выплатах вознаграждений за исполнение условий трудовых договоров. В обязанность налоговых агентов входит:

  1. Учет выплат и налоговых льгот (вычетов), полученных сотрудником.
  2. Исчисление налогов, своевременное удержание, перечисление в бюджет. В учете используются регистры, разработанные предприятием.
  3. Предоставление информации о начисленных сотрудникам доходах, предоставленных льготах, исчисленном, удержанном и перечисленном налоге. Подача сведений осуществляется в территориальный орган ИФНС.

За несвоевременное предоставление сведений в ИФНС налагается штраф в размере 200 рублей за каждый документ (ст. 126 НК РФ).

Частным лицам (работникам организации)

Документ предоставляется работодателем по запросу физического лица, выступающего наемным работником. В письменном запросе с просьбой о выдаче документа можно определить количество необходимых экземпляров справок. Срок исполнения 2-НДФЛ для физических лиц – 3 рабочих дня с момента обращения сотрудника в бухгалтерию предприятия. Согласия на выдачу документа от руководителя не требуется. Лицо имеет право получить сведения, связанные с исполнением трудовых обязанностей.

ИП (индивидуальным предпринимателям)

Физические лица, признанные ИП, не являются наемными работниками. Доход, полученный при ведении коммерческой деятельности, облагается в зависимости от применяемой системы налогообложения. При использовании ОСНО возникает выручка, облагаемая НДФЛ по ставке 13%. Подтверждением полученной выручки, отчисленных налогов является декларация формы 3-НДФЛ. Исключением является случай, когда ИП одновременно является и наемным работником с отдельным учетом доходов, полученных физическим лицом.

Пенсионерам

Лица пенсионного возраста при трудоустройстве обладают одинаковыми с другими работниками правами. Сведения о доходах могут понадобиться пенсионерам за период, предшествующий увольнению в связи с выходом на пенсию. Работающие пенсионеры не освобождены от уплаты налога с доходов, что позволяет получить форму 2-НДФЛ по запросу.

Кто должен оформлять документ

Учет данных налогообложения работников, контроль за соблюдением законодательных норм осуществляют сотрудники бухгалтерии. Формирование справок для ИФНС или сотрудников входит в состав обязанностей учетных сотрудников.

Наемный работник предприятия (включая уволенных лиц) имеет право обратиться за документом в бухгалтерию предприятия неограниченное количество раз. Предусмотрена письменная форма запроса, составленная в произвольной форме (ст. 62 ТК РФ). На практике письменный документооборот заявлений применяется в учете предприятий с большой численностью.

Правила заполнения

Определить, что такое 2-НДФЛ простыми словами, можно при визуальном ознакомлении с документом. При заполнении бланка необходимо соблюдать точность изложения информации. При заполнении формы могут возникать ошибки, делающие документ недействительным. К распространенным недочетам относят:

  1. Наличие исправлений в форме.
  2. Отсутствие подписи ответственного лица с расшифровкой.
  3. Неточность отражения сведений. Форма считается недействительной даже в случае неточного указания ИНН сотрудника.

Справка, предоставленная сотруднику, должна в точности соответствовать форме, представленной в ИФНС для отчетности.

2-НДФЛ что это такое
Пример заполнения справки 2 НДФЛ

За какой период выдается справка

Налоговым периодом по НДФЛ признается календарный год, по истечении которого предприятие отчитывается о доходах и налогообложении сотрудников. Ряд инстанций, получающих сведения о заработке лица из справки, обязывают предоставить данные за иной период трудоустройства, например, квартал. Законодательством не установлен запрет на выдачу справок за любое время, включая текущий период.

Часто возникает вопрос – где взять сведения, если предприятие прекратило действие? Сведения ликвидированных предприятий можно получить в архиве (при условии соблюдения организацией требований об архивации документов).

Где потребуется предоставление справки 2НДФЛ

Пользователями формы 2-НДФЛ являются ИФНС, кредитные учреждения, муниципальные органы, частные компании и другие организации. Физическое лицо имеет право самостоятельно определить получателя сведений, указанных в документе.

Для получения кредитов

Платежеспособность работника, основное условие кредитования, подтверждается справкой о доходах. На основании предоставленных сведений кредитная организация устанавливает среднемесячный уровень дохода лица с учетом состава семьи. В банк предоставляются сведения из организаций основного, дополнительного трудоустройства, с предыдущего места работы в запрашиваемом периоде.

Каждый из банков определяет свой срок актуальности документа, несмотря на неизменность данных 2-НДФЛ с течением времени. Крупные банки с помощью служб безопасности проверяют подлинность предоставленных справок о доходах. Данные сверяются с ПФР, бухгалтерией организации. Сведения предоставляют все участники кредитного договора.

При расчете (увольнение сотрудника)

При увольнении сотрудника работодатель обязан произвести расчет и обеспечить необходимыми документами, подтверждающими период трудоустройства (ст. 84.1 ТК РФ). Одновременно с расчетом работнику предоставляются: сведения о доходах за 2 предшествующих года, справка об исчисленных взносах на ОПС и 2-НДФЛ. Документы с информацией личного содержания выдаются на руки самому сотруднику либо представителю интересов по удостоверенной нотариусом доверенности.

В налоговую инспекцию (для предоставления вычета)

Работникам, уплачивающим НДФЛ по ставке 13% от полученного дохода, предоставляется возможность вернуть удержанный налог частично или в полном объеме. Основанием служат произведенные расходы, возникшие при лечении, обучении, приобретении или продаже недвижимости в других случаях, оговоренных законодательством в гл. 23 НК РФ. Для получения вычета лицо:

  1. Готовит пакет документов, подтверждающих право на вычет.
  2. Получает по запросу форму 2-НДФЛ от работодателя.
  3. Составляет декларацию формы 3-НДФЛ.
  4. Представляет декларацию с сопроводительным письмом и приложениями в ИФНС.

Форма 2-НДФЛ обязательна в составе документов, несмотря на присутствие идентичных сведений в ИФНС.

При устройстве на работу

Форма 2-НДФЛ является важным носителем информации, предоставляемой при трудоустройстве новому работодателю. У физических лиц часто возникает вопрос о том, для чего нужна справка 2-НДФЛ на новом месте работы. Данные необходимы при начислении заработной платы работнику. В учете используются сведения:

  1. О примененных в периоде стандартных вычетах.
  2. О сумме остатка неиспользованной льготы.

При отсутствии у лица права на стандартный вычет предоставление справки на новом месте трудоустройства не требуется.

В органы Соцзащиты

Семьи, имеющие доход ниже прожиточного минимума в регионе, имеют право на получение субсидии или иных льгот. При определении права на льготы учитывается состав семьи. Органы Соцзащиты имеют право самостоятельно устанавливать форму справки, используя для расчета среднедушевого дохода 2-НДФЛ или бланк, разработанный учреждением. Уровень доходов подтверждается ежеквартально.

При устройстве ребенка в детсад

Родители, чьи дети посещают дошкольные учреждения, должны вносить плату на их содержание. На основании справок, предоставленных обоими родителями, рассчитывается средний доход на каждого члена семьи и размер льготы, положенной при внесении платы. Величина льготы определяется каждым муниципальным образованием исходя из средств, имеющихся в распоряжении.

Для получения гражданства и оформления визы

Миграционные и визовые службы осуществляют проверку граждан. Для предоставления визы или гражданства лицо должно быть трудоустроено, иметь официальный заработок, подтверждаемый справкой о доходах. Имеются особенности предоставления справок для получения гражданства:

  1. Подаче заявления на получение гражданства РФ предшествует длительный период, в течение которого лицо обязано иметь доход, подтверждаемый ежеквартально.
  2. Справка 2-НДФЛ является подтверждением доходов иностранного подданного или апатрида, трудоустроенного по договору. Лица, работающие по патенту или на условиях ИП, подтверждают выручку иными документами.
  3. Величина дохода, необходимого для получения подданства, определяется составом иждивенцев, что должно быть учтено при трудоустройстве.

Для оформления визы в иностранное государство справка предоставляется за период, определенный учреждением. Документ должен иметь актуальную дату составления. Ряд учреждений запрашивает сведения о доходах в произвольной форме.

Для судебных инстанций

Работники, при отстаивании нарушенных прав, имеют право обратиться в судебную инстанцию, прокуратуру. Предоставление в составе документов, прилагаемых к заявлению, формы 2-НДФЛ необходимо в случаях:

  1. Отстаивания прав, нарушенных работодателем в отношении расчетов по заработной плате или иным выплатам.
  2. Предъявления имущественных исков (для снижения размера государственной пошлины).
  3. Решения семейных вопросов о проживании ребенка, установления размеров алиментов, других исков.
  4. Получения отсрочки для внесения государственной пошлины.

Справки, по просьбе работника, могут быть выданы за любые периоды трудоустройства.

При оформлении декретного пособия

Пособие, выплачиваемое за период дородового и послеродового отпуска, рассчитывается работодателем на основании заработка предшествующих 2 лет. Лица, имеющие иные места трудоустройства в расчетном периоде, должны предоставить сведения от других работодателей.

Важно! Форма 2-НДФЛ для исчисления пособий не применяется.

Когда предоставление справки по форме 2НДФЛ не требуется

Форма 2-НДФЛ предоставляется работникам, трудоустроенным по трудовым договорам, получающим вознаграждение и уплачивающим налог с доходов. Отсутствует возможность получить документ у лиц:

  1. Не имеющих официального трудоустройства.
  2. Получающих доход, не облагаемый налогом, в виде пособий, пенсий.
  3. Оформленных в качестве индивидуального предпринимателя или работающих по патенту.

Ряд учреждений предоставляет лицам право выбора формы документа, подтверждающего доход. Лица должны предоставить сведения по форме, предоставленной организацией – банком, туристическим агентством (при оформлении визы), органом соцзащиты, судебным учреждением или другими учреждениями.

Выводы

Справка 2-НДФЛ – важная форма, имеющая широкую сферу применения. Документ является официальным подтверждением полученных при трудоустройстве доходов, вычетов, уплаченных налогов. Сведения представляются в ИФНС и, по запросу, работнику предприятия.

Интересное по теме:

Оставьте комментарий